Liebe deine Zahlen - Break Even (1/5)

Herzlich willkommen zur Serie "Liebe deine Zahlen".

Ich kann mir nicht vorstellen, ein Unternehmen ohne Kennzahlen zu führen. Gleichzeitig weiß ich wie wichtig es ist, nicht nur aufgrund von Kennzahlen zu entscheiden. In unserer Branche geht es ja nicht um Maschinen und Produkte sondern um Dienstleistungen von und für Menschen. Führen muss aus meiner Sicht vor allem menschlich sein.

Teammitglieder verstehen mit wenigen Kennzahlen ganz einfach unternehmerische Zusammenhänge. Im täglichen Betrieb - an der Front, da wo der Umsatz gemacht wird - finden sie schnell heraus wie sie die Kennzahlen beeinflussen können. Kennzahlen motivieren. Sie wecken das Gewinner-Gen in uns, ähnlich wie beim Sport. So entsteht aus Arbeit auf einmal ein Spiel. Und Mitarbeiter*Innen werden ganz nebenbei zu Mitunternehmer*Innen.

Deshalb brenne ich für Kennzahlen. Und ich hoffe, dass der Funken in dieser Serie zu dir 'rüber springt.

Fünf Folgen in fünf Monaten. Freu' dich auf eine Kennzahl pro Folge:

1. Break Even Umsatz
2. Umsatz
3. Wareneinsatz
4. Personalkosten
5. Produktivität

Los geht's!

Der Break Even Umsatz (Gewinnschwelle) ist der Umsatz, der notwendig ist um alle fixe + variable Kosten zu decken. Das Betriebsergebnis ist Null.

Wenn Du ein Unternehmen gründen willst, sagt die Break Even Rechnung aus, ob "es sich rentiert". Aber auch für ein bestehendes Unternehmen, macht es Sinn, den Break Even Umsatz pro Monat zu kennen bzw. zu ermitteln. Dafür benötigst Du die BWA.

Schritt 1:

Du rechnest alle fixe Kosten in € zusammen.

Das sind die Kosten, die jeden Monat gleich sind, egal wieviel Umsatz Du machst.

Hierzu zählen z. B. Unternehmerlohn, Miete/Pacht, Personalkosten (Mindestbesetzung), Energie, Abschreibung, Berater, PKW, Kapitaldienst...

Schritt 2:

Du rechnest alle variable Kosten in % zusammen.

Das sind die Kosten, die steigen und fallen mit dem Umsatz.

Hierzu zählt vor allem der Wareneinsatz. Aber z. B. auch Reparatur, Instandhaltung, Betriebsmittel, Marketing, Dekoration, ... können bei der Gründung variabel geplant werden. Daraus ergibt sich dann ein Budget in €. Mehr darfst Du nicht ausgeben. Für die meisten Kostenarten gibt es Branchenvergleichszahlen (in %).

Vielleicht fallen bei dir noch mehr fixe oder variable Kosten an, die Du dazu zählen musst.

Schritt 3:

Netto Umsatz ist immer 100 %.

Wenn die Summe der variablen Kosten z. B. 67 % ist, dann bleiben noch 33 % übrig für die fixe Kosten.

Jetzt kommt eine einfache Dreisatzrechnung:

Wenn die Summe der fixen Kosten € 11.000 = 33 % sind dann sind 100 %: € 33.636

Das ist der netto Break Even Umsatz pro Monat.

Also der Umsatz den Du mindestens machen musst um alle Kosten zu decken.  

Ein netto Umsatz von € 33.636 plus 19 % Mehrwertsteuer =  € 40.027 brutto.

Ist das viel, wenig oder realistisch?

Das hängt von vielen Faktoren ab, zum Beispiel:

• Anzahl Betriebstage
• Öffnungszeiten
• Lage
• Konzept
• Anzahl Gäste
• Erwarteter Durchschnittsbon
• Wetter
• Saison

Sagen wir mal, Du machst an einem Tag pro Woche zu, also 26 Tage pro Monat auf.

Dann brauchst Du € 40.027 / 26 = € 1.540 brutto Umsatz / Tag.

Bei einem Durchschnittsbon von € 10 müssten also 154 Gäste pro Tag kommen. 

Wenn der Laden von 8 - 18 h geöffnet ist, dann wären das ca. 15 Gäste pro Stunde, ohne Berücksichtigung der Spitzen.

Ob das realistisch ist, kann man ganz konkret am Standort analysieren. Man zählt die Frequenz an verschiedenen Tagen und Uhrzeiten und schaut sich an, welche Betriebe und Mitbewerber in der Umgebung sind.

Übrigens: Teammitglieder wachsen in den Himmel, wenn sie Zahlen zur Standortanalyse erheben dürfen und haben später 1.000 Ideen, wie man die Anzahl Gäste beeinflussen kann;-)

Bei der Planung

Aus dem Break Even Umsatz leiten sich die Minimal-Ziele deines Unternehmens ab, pro Tag, pro Monat und im Jahr.

Bei der Steuerung

Du weißt:

• ich habe keinen Verlust gemacht :-1
• ich habe keinen Gewinn gemacht :-(

Für die Motivation

• jede € mehr Umsatz macht Spaß :-) Das motiviert!

Als mein Mann und ich unseren Coffee Shop hatten (2004 - 2014) war es abends immer gut zu wissen: "Ja, wir haben es geschafft!" oder sogar: "Wow, wir haben es locker geschafft! Yes!" In schlechteren Zeiten konnten wir schnell eine Tendenz erkennen, nach Ursachen suchen und zum Beispiel die Öffnungszeiten anpassen.

Ich konnte einfach besser schlafen.

Egal ob Du eine Gründung planst oder schon einen Betrieb hast, ich empfehle dir sehr, deinen Break Even Umsatz zu ermitteln.

Lade einfach das Formular 'runter und lege los.

Viel Spaß!

Nächsten Monat geht es dann um den Umsatz pro Zeitraum und pro Gast und wie Du den beeinflussen kannst.

Bis dann,

Edith Roebers

Deine Service Expertin