Liebe deine Zahlen - Umsatz (2/5)

Hallo! Schön dass Du (wieder) da bist. Weiter geht's mit der Serie "Liebe deine Zahlen".
 

Das sind fünf praktische Kennzahlen in fünf Monaten:

1. Break Even Umsatz
2. Umsatz
3. Wareneinsatz
4. Personalkosten
5. Produktivität

Diese Kennzahlen helfen dir, deinen Betrieb zu führen.

Im September ging es um den Break Even Umsatz.

Früher konnte ich immer besser schlafen, wenn ich wusste: heute haben wir den Break Even Umsatz locker geschafft. Und auch wenn wir den ab und zu nicht schafften war das kein Grund zur Panik. Die Zahl gab mir also täglich Orientierung. 

Wie ist es dir mit der Ermittlung des Break Even Umsatzes gegangen? Und konntest Du die Zahl schon anwenden?

Mal ehrlich: für den Break Even Umsatz stehst Du natürlich nicht auf. Du willst mehr als das absolute Minimum oder? Denn ja, es soll ja auch etwas übrig bleiben. Für dich und um deinen Betrieb immer attraktiv zu halten.

In dieser Folge geht es um den Umsatz und wie Du den beeinflussen kannst.

Die klassische Formel für Umsatz ist: Menge x Preis.

Und genau das ist auch was das Kassensystem macht. Die zählt, wie oft die Artikel verkauft wurden und multipliziert sie mit dem Verkaufspreis pro Artikel. All diese Daten können in verschiedenen Berichten ausgegeben werden, zum Beispiel:

• Brutto Umsatz pro Zeitraum, z. B. pro Stunde, pro Tag oder pro Monat.
  Der Umsatz-Bericht pro Tag (oder Z-Abschlag) ist die Grundlage für die Buchhaltung. Dort wird getrennt nach brutto und netto Umsatz. Brutto Umsatz sind die Einnahmen inklusive 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer, also 119 %. Netto Umsatz ist der Brutto Umsatz minus 19 % oder 7 % Mehrwertsteuer, also 100 %. Von diesen 100 % müssen alle Kosten bezahlt werden.
  
• Die Artikelstatistik
  liefert interessante Informationen über die Beliebtheit der Artikel. Die sogenannten "Renner-Penner-Liste" zeigt die Top-Seller und die Ladenhüter auf.
  Das ist sehr hilfreich bei der Sortimentsoptimierung.
  
  
• Im Frequenzbericht
  wird angezeigt, wieviel Umsatz pro Stunde gemacht wurde. Das ist die Grundlage für eine optimale Personaleinsatzplanung. 

Umsatz ist auch: Anzahl Gäste x Durchschnittsbon.

Zum Beispiel: 200 Gäste x  € 10 pro Gast = € 2.000 Umsatz.

Im laufenden Betrieb ist denkbar einfach den Durchschnittsbon zu ermitteln:
Umsatz ./. Anzahl Gäste = Durchschnittsbon

Zum Beispiel: € 2.000 ./. 200 Gäste = € 10 pro Gast.

Auch das kann die Kasse ermitteln. Es gibt mehrere Möglichkeiten:

• Counter Service:
  Der Umsatz wird geteilt durch die Anzahl Rechnungen = Durchschnittsbon €.
  Darin enthalten sind dann auch Bons mit mehr als 1 Gast.
• Full Service:
  a) Der Umsatz wird geteilt durch die Anzahl Rechnungen = Durchschnittsbon € pro Tisch.
  b) Oder der/die Gastgeber*In gibt die Anzahl Gäste ein, wenn er/sie einen neuen Tisch anlegt. Das kann man vom Kassenhändler programmieren lassen. Es wäre die sauberste Zahl: Durchschnittsbon € pro Gast.

Den Durchschnittsbon kannst Du auch manuel ermitteln.

In einem Restaurant könntest Du anhand der Bons die Anzahl Hauptgerichte  zählen oder in einem Café die Anzahl heiße Getränke. Diese Zahl steht stellvertretend für die Anzahl Gäste. Jetzt teilst Du den Umsatz durch die Anzahl Hauptgerichte oder heiße Getränke und hast den Durchschnittsbon.

Diese manuelle Methode ist zwar nicht sehr "sauber", aber das macht nichts. Hauptsache Du wendest immer die gleiche Methode an.

Bei der Gründung:

Bei der Gründung legst Du den Durchschnittsbon fest.

Es ist ein großer Unterschied, ob Du € 2.000 Umsatz mit 200 Gästen à € 10 machen willst oder mit 40 Gästen à € 50, oder? Damit stellst Du die Weichen für das gesamte Unternehmenskonzept:

• Welche Zielgruppe willst Du ansprechen?
• Wie erreichts Du die?
• Welches Sortiment bietest Du an?
• Wie groß ist die Küche / Theke?
• Wie groß ist das Lager?
• Wieviel Plätze brauchst Du?
• Wo ist die optimale Lage?

Im Laufenden Betrieb:

Planen:

Der zu erwartende Umsatz wird geteilt durch den Durchschnittsbon. Das ergibt die Anzahl zu erwartenden Gästen.

Diese Zahl ist hilfreich bei der Warendisposition. Wird einen besonders großen Ansturm erwartet, kann man sich auch logistisch und personell gut vorbereiten. So lassen sich lange Wartezeiten verhindern.

Steuern:

Wenn Du den Durchschnittsbon regelmäßig überprüfst stellst Du Veränderungen zeitnah fest:

• hat sich die Anzahl der Gäste verändert? Warum?
• oder geben die Gäste im Durchschnitt mehr oder weniger aus? Warum?

Darauf kannst Du viel differenzierter reagieren, als auf eine Umsatzveränderung in Summe pro Monat.

Besonders für die Motivation ist die Kennzahl Durchschnittsbon der absulute Kracher.

Es ist der kleinste Einflussfaktor auf den Umsatz im Betrieb. JEDES Teammitglied hat einen Einfluss darauf. Wer diese Zahl kennt, wird sich automatisch entsprechend verhalten. Die Praxis zeigt: Alleine das Kennen der Kennzahl Durchschnittsbon führt meistens dazu, dass der steigt.

Mal ganz zu schweigen von gezielten Massnahmen, die zur Steigerung des Durchschnittsbons führen.

Zum Beispiel Service & Verkaufstrainings, Challenges oder Gewinnspiele (wer die meisten Gläser Prosecco verkauft, gewinnt eine Flasche Champagner).

Ich verspreche dir: Deine Teammitglieder werden es lieben.

Denn Fortschritt ist der Brennstoff der Motivation.

Angenehmer Nebeneffekt: es stellt sich heraus, wer wirklich Interesse an den Betrieb hat und wer nicht. 

Ein Beispiel aus der Praxis:

Eine meiner Kundinnen hat ihr Gastgeber-Team vor der Espresso-Challenge gestellt: "Ab sofort fragen wir jeden Gast nach dem Essen ob er/sie noch einen Espresso möchte."

5 von 10 Gästen nahmen einen Espresso. Dadurch stieg der Durchschnittsbon von € 19 auf € 20.

Das ist eine Umsatzsteigerung von 5 %! Mit dem Mehrumsatz konnten sie ein Jahresgehalt eines Teammitgliedes bezahlen.

Deine Teammitglieder wissen genau, wo noch Potenzial ist. Wenn Du sie daran misst, werden sie alles 'rausholen! Der Fantasie sind keinen Grenzen gesetzt.

Only the sky is the limit!

Ermittle den Durchschnittsbon in deinem Betrieb.

Um den Fokus zu behalten, empfehle ich dir den Durchschnittsbon manuell in einer Liste einzutragen. Das können gerne deine Teammitglieder selbst bei Schichtende machen. Die Liste hängst Du aus an einem Platz wo sie jeder sieht, z. B. in der Personalumkleide oder am Küchenpass oder so.

Am Ende des Monats wertest Du den Durchschnittsbon für den Monat aus und veröffentlichst den an dem gut sichtbaren Platz. Dort bleiben die Durchschnittsbons der letzten 3 Monaten hängen, so dass alle Teammitglieder  den Fortschritt mitbekommen. Nicht vergessen: Erfolge feiern!

So löst die Kennzahl Durchschnittsbon ein Spiel im Team aus und die Liste hat eine ähnliche Wirkung wie die Bundesliga Tabelle auf die Fußballspieler.

Ich bin gespannt, was sich in deiner Durchschnittsbon-Tabelle tut. Schreibe mir das gerne in den Kommentaren.

Die nächste Kennzahl ist "Wareneinsatz". Da gibt es weitaus mehr Stellschrauben als nur den Einkaufspreis...

Bis bald,

Edith Roebers

Deine Service Expertin